Home Office: perspektywa korzyści dla każdego?

Czy Home Office to rzeczywiście korzyści dla pracownika i pracodawcy. Jak łączyć codzienne wyzwania z ergonomią pracy i komfortem aktywności z domu?

Pieniądz to driver biznesu – prawda stara jak świat. Z jednej strony stoją właściciele firm, inwestorzy, dla których istotą prowadzenia biznesu jest realizowanie zysków i podnoszenie swojego statusu. Z drugiej strony są pracownicy, te same cele realizują poprzez sprzedaż swojej wiedzy, czasu i doświadczenia. Pozornie strony stoją w dużej sprzeczności. Pierwsi powiedzą – im mniej im zapłacę tym więcej będę miał zysku, a drudzy – im lepiej zapłacisz, będziesz miał lepszy zespół, lepsze efekty i większe zyski.

Ergonomia – obowiązek czy ekstrawagancja?

Podobny argument stosują obecnie pracodawcy w temacie doposażenia zdalnego stanowiska pracy w domu pracownika. Ich opinia jest taka, że nie ma powodu do wydawania dodatkowych pieniędzy na stanowiska poza siedzibą firmy, bo przecież będzie to kolejny niezasadny wydatek.

Argument pracownika jest taki, że chce mieć zapewnione bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy dostępne w domu, ale nie chce za nie płacić, ponieważ wykonuje pracę na rzecz swojej firmy.

Lista argumentów, dla których warto zainwestować w stanowiska do pracy zdalnej u swoich pracowników biurowych jest dość długa. Oto kilka najważniejszych aspektów dobrze wyposażonego stanowiska pracy:

• Ergonomia i wygoda podnosi jakość, efektywność wykonywanych zadań.
• Wyodrębnione stanowisko biurowe daje komfort psychiczny, dzięki oddzieleniu  strefy pracy od strefy domowej.
• Stanowisko dobrane przez pracodawcę gwarantuje bezpieczeństwo, zgodność z BHP i RODO oraz minimalizuje ryzyka wypadku.
• Wszystkie powyższe wpływają na utrzymanie pracownika w dobrej kondycji fizycznej i psychicznej w dłuższej perspektywie czasowej oraz dbają o bezpieczeństwo wrażliwych danych firmowych

Te argumenty są logiczne i nie trzeba ich mocno uzasadniać, ale trudno przeliczyć je na pieniądze. Redukcja zwolnień lekarskich, dobry stan psychiczny i fizyczny pozytywnie wpływa na efektywność pracy, co realnie przekłada się na wynik finansowy. Niestety brak twardych danych, które wskazują na poziom utraconych zysków z uwagi na kiepską kondycję zespołu. Na pewno w żadną stronę przesadą nie będzie powiedzieć, że zdrowy zespół to przynajmniej 10% lepsza wydajność, co przełoży się na większe zyski firmy.

Realizować inwestycje czy ponosić koszty?

Jest obszar związany z pracą zdalną, który na zyski przeliczyć jest bardzo łatwo – koszty związane z najmem przestrzeni biurowej!

Koszty utrzymania biur są w wielu firmach na drugim, najdalej trzecim miejscu wszystkich kosztów związanych z prowadzeniem działalności, pomijając COGS. Pozornie jeden pracownik nie korzysta z dużej powierzchni biura – biurko i krzesło to jakieś 2,5m2. Jednak patrząc holistycznie i dodając do przestrzeni biurka to, co jest związane z pracownikiem należy uwzględnić:

• Niezbędną przestrzeń socjalną (korytarze, kuchnie, łazienki itp)
• Pokoje managerów (znacznie więcej niż 2,5m2)
• Sale konferencyjne
• Szafy na dokumenty oraz urządzenia wielofunkcyjne
• Pokoje dla matki z dzieckiem / BHP
• Miejsca parkingowe
• Dostępne, niewykorzystane stanowiska biurowe (urlopy, L4, delegacje itp.)

Powyższe zmienia obraz drastycznie i nawet 4 krotnie podnosi faktyczne zapotrzebowanie na metraż dla jednego pracownika.

Przestrzeń biurowa nie jest tania. Dobrej klasy biuro to wydatek rzędu 13-17 euro za m2 za miesiąc. Utrzymanie 100 osobowego biura przy średnim zapotrzebowaniu na przestrzeń 9m2 na pracownika to (przy śr. 15 euro/m2) 162000 euro miesięcznie, bez kosztów prądu, wody itd. To znaczy, że utrzymanie stanowiska biurowego kosztuje minimum 1620 euro rocznie za sam najem (Na podst. Kalkulatora Oszczędności)

Według raportu “Glassdoor Workplace Trends 2021” potencjał pracy zdalnej w przedsiębiorstwach różnego typu waha się w przedziale 24% (Handel) do 74% (technologia IT i ubezpieczenia) zatrudnionych. Oczywiste jest, że nie można zredukować powierzchni biur w skali 1:1, ponieważ 100% pracy zdalnej jest mało prawdopodobne.

– Zakładając jednak pracę w trybie Hybrydowym 2:3 (biuro/dom), bezpiecznie jest powiedzieć, że do wykorzystania jest przynajmniej 50% tego potencjału. Czyli zależnie od branży, firma może zmniejszyć obecnie wykorzystywaną powierzchnię najmu o 12-37%,  generując od 20-60 tysięcy euro rocznych oszczędności  przy 100-osobowym zespole – mówi Łukasz Krutul z officeathome.com.pl

Jakie rozwiązania stosują pracodawcy?

Taka zmiana nie jest prosta, wymaga zmiany procesów oraz nastawienia kierownictwa firmy. Choć wiele firm odrobiło lekcje z pracy zdalnej w pierwszej fali pandemii, to inne próbują przeczekać temat. Obserwując sytuację na chłodno, pandemia nie ma perspektywy krótkoterminowego zakończenia, chyba że wirus nagle zniknie sam. W wielu krajach obostrzenia utrzymują się przez długie miesiące, a szczepienia w obecnym tempie zajmą przynajmniej dwa lata.

Ponadto praca zdalna czy hybrydowa dobrze się sprawdziła. Ma ogromne atuty również dla pracownika, i w coraz szerzej pojawiających się komentarzach, jest oczekiwana jako standardowo dostępny system pracy.

Jak poradzić sobie z takimi zmianami sposobu pracy i nowymi oczekiwaniami pracowników. Sposobów jest kilka i firmy różnie radzą sobie obecnie z tym wyzwaniem:

• Pracownicy sami mogą “wypożyczyć” z firmy krzesło, monitor czy biurko.
• Pracodawcy dają pracownikom premie celowe na zakup stanowisk pracy.
• Pracownicy wyposażają się sami.
• Możliwość zlecenia profesjonalnej firmie obszaru zarządzania zdalnymi stanowiskami pracy.

Inhouse czy outsource?

Wyposażenie domowych stanowisk pracy przez pracowników z “bonusu” celowego niesie kilka ryzyk, takich jak:

• bezpieczeństwo podczas transportu, montażu
• jakość i ergonomia wybranego zestawu jest poza kontrolą
• kwestii księgowych rozliczenia takiego “bonusu”
• jak reagować w przypadku rozwiązania stosunku pracy, krótko po wypłaceniu “bonusu”?

“Wypożyczenie” wydaje się formą idealną, jednak:

• BHP w trakcie transportu i montażu jest sporym znakiem zapytania
• Nie każdy pracownik ma możliwość transportu choćby monitora, nie mówiąc o gabarytach krzesła, stołu czy szafki na dokumenty.
• Forma “wypożyczenia” może być stosowana tylko w 100% HO
• Jak rozliczać uszkodzenia stanowisk?
• Kto nadzoruje i zarządza migracją stanowisk, rozliczaniem uszkodzeń, protokołami zdawczo odbiorczymi?
• Co z kwestiami finansowymi, wszak są to środki trwałe, które często wydaje się w dyspozycję bez dokumentacji.
• Co zrobić z pustą powierzchnią biura po wydaniu zestawów, czy one wrócą?

Dlatego najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest realizacja tych czynności przez profesjonalną firmę, zarządzającą zdalnymi stanowiskami pracy. Taka forma przynosi wiele korzyści i daje ogromną elastyczność.

Jej głównymi atutami są:

• Gwarancja bezpieczeństwa pracowników przy relokacji, instalacji zestawu biurowego
• Możliwość zlecenia instalacji sprzętu IT (monitory, bazy laptopów, telefony)
• Pełna kontrola firmy nad jakością stanowiska pracy
• Realizacja procesu przejrzystego prawnie i finansowo
• Możliwość elastycznego zarządzania dostępną przestrzenią biurową
• Jasne zasady zwrotów w przypadku rozwiązania stosunku pracy
• Brak konieczności budowania nowych struktur odpowiedzialnych za wydawania, zdawanie stanowisk
• Możliwość rozliczania energii zużytej przez sprzęt biurowy w domu pracownika
• Możliwość rozliczenia usługi w kosztach prowadzenia DG

Popłyniesz na fali czy pójdziesz na dno?

W 2020 świat biznesu zmienił się gwałtownie, co uwypukliło plusy i minusy pracy zdalnej. Nie da się jednak zaprzeczyć argumentowi, że praca zdalna przynosi wymierne oszczędności zarówno pracodawcom, jak i pracownikom oraz daje ogromny potencjał do uwolnienia kapitału pod rozwój. Nie można jednak zapomnieć, że zyski nie przychodzą bez kosztów. Dziki Zachód, który obecnie funduje się pracownikom oddelegowanym do pracy zdalnej, będzie miał również wymierne skutki finansowe, w postaci komplikacji fizycznych i psychicznych związanych z niedostosowaniem stanowisk pracy do wymogów BHP i zaburzenia  work – life balance.

– Dbanie o pracownika nabiera obecnie nowego kontekstu i jest benefitem, którym pracodawca może w pełni zarządzać. Tylko od niego zależy kiedy – dodaje Zuzanna Krutul z officeathome.com.pl